Regulament expozanți

Regulamentul general şi tehnic Bookfest 2017

Salonul Internaţional de Carte Bookfest 2017 expune pentru publicul larg o mare varietate de produse aparținând industriei editoriale și domeniilor conexe, având drept scop promovarea, lectura și vânzarea de carte. Bookfest este organizat, prezentat şi promovat de către Asociaţia Editorilor din România, prin Consiliul Director, organ împuternicit să pună în aplicare prezentul Regulament, precum şi orice alte inițiative şi măsuri necesare bunei organizări şi desfăşurări a evenimentului.

 

ART.1. Locul de desfăşurare şi durata

 

1.1. Bookfest 2017 va avea loc în incinta Pavilioanelor C1, C2, și C4-C5 ale Complexului Expozițional Romexpo (ROMEXPO).

 

1.2. Programul general de desfăşurare este următorul:

 

Expozanţi

Vizitatori

Luni, 22 mai (v. art. 8.7.1)

08:00 – 20:00

-

Marţi, 23 mai

08:00 – 24:00

-

Miercuri, 24 mai

09:00 – 20:30

10:00 – 20:00

Joi, 25 mai

09:00 – 20:30

10:00 – 20:00

Vineri, 26 mai

09:00 – 21:30

10:00 – 21:00

Sâmbătă, 27 mai

09:00 – 21:30

10:00 – 21:00

Duminică, 28 mai

09:00 – 20:30

10:00 – 20:00

Luni, 29 mai

08:00 – 24:00

-

 

1.3. Prevederile prezentului Regulament sunt stabilite de Organizator şi pot fi modificate la iniţiativa sa din motive întemeiate, ce vor fi comunicate în timp util.

 

ART.2. Participare

 

2.1. Organizatorul pune la dispoziţia Expozanţilor:

  • suprafaţa comandată, conform Cererii de înscriere;
  • pachetul de servicii (iluminatul general al pavilioanelor pe durata desfăşurării manifestării, climatizarea, curăţenia culoarelor de circulaţie şi a grupurilor sanitare – inclusiv în perioadele de amenajare/dezafectare);
    • câte un exemplar al Catalogului Expozanţilor şi al Programului Evenimentelor;
    • spaţiile de evenimente, conform propunerilor de evenimente propuse pentru a fi incluse în Programul Evenimentelor;
    • mediatizarea generală a Salonului Internaţional de Carte Bookfest 2017 şi organizarea acţiunilor conexe (dezbateri, concerte, conferinţe etc).

 

2.2. Expozanţi. Pot participa la Bookfest edituri din România şi străinătate.

 

2.2.1. Sunt asimilaţi editurilor şi pot participa la Bookfest editorii de ziare şi reviste care au secţiuni literare cu apariţie constantă, editorii de materiale educaţionale, audio-vizuale şi informatice. Se pot înscrie, de asemenea, distribuitorii de carte, librarii, agenţii literari, bibliotecile, centrele şi reprezentanţele culturale. Organizatorul poate acorda autorizaţie specială şi altor entităţi, la cererea scrisă a acestora. Pot participa la Bookfest doar persoane juridice sau persoane fizice autorizate.

 

2.2.2. De regulă, fiecărui participant îi este alocat un singur stand. Organizatorul poate autoriza excepţii, în cazul în care se organizează spaţii tematice, de exemplu, zonă destinată copiilor, ce prevede standuri de carte.

 

2.2.3. Expozantul răspunde potrivit articolului 998-1003 Cod Civil pentru prejudiciile create Organizatorului prin fapta proprie şi/sau a prepuşilor, precum şi asupra bunurilor puse la dispoziţie de către Organizator şi/sau ROMEXPO.

 

2.3. Exponate. În spaţiul Bookfest vor fi expuse produse aparţinând industriei de carte și domeniilor conexe. Organizatorul stabileşte nomenclatorul activităţilor şi domeniilor editoriale, acestea putând fi vizualizate prin accesarea Cererii de participare disponibilă după crearea unui cont de Expozant pe site-ul http://www.bookfest.ro.

 

2.3.1. Organizatorul îşi rezervă dreptul de a verifica compatibilitatea dintre orientările editoriale ale Expozanţilor şi etica Bookfest. Astfel, publicaţiile/produsele audio-vizuale care au caracter rasist, fundamentalist, şovin, xenofob, revizionist sau pornografic sunt interzise. Expozanții în cazul cărora se va constata, pe bază de proces verbal întocmit de Organizator, că au expus/comercializat astfel de publicații/produse audio-vizuale vor fi evacuați, fără posibilitatea rambursării costurilor de stand și, eventual, cu obligarea la plata de despăgubiri către Organizator.

 

2.3.2. Expozanţii pot promova numai domeniul propriu de activitate, respectiv pe cel al co-expozanților aprobați de Organizator.

 

2.4. Evenimente. Activităţile naţionale şi internaţionale din cadrul Bookfest 2017, având caracter informativ, ştiinţific şi cultural sunt definite în cele ce urmează ca „evenimente”.

 

2.4.1. Evenimentele pot fi realizate de Organizator şi, prin intermediul acestuia, de ţara invitat de onoare. Evenimentele de acest gen vor consta în spectacole, dezbateri, mese rotunde etc. şi vor avea loc în spaţii special amenajate.

 

2.4.2. Expozanţii pot organiza dezbateri, lansări şi prezentări de cărţi/produse din domeniile conexe, sesiuni de autografe, interviuri, conferinţe etc. Evenimentele de acest fel vor avea loc în standurile proprii sau în spaţiile special amenajate, pe baza programărilor, conform prevederilor Art.4.

 

2.4.3 Expozanților li se interzice organizarea de evenimente fără a înștiința Organizatorul cu cel puțin 48 de ore înainte. În caz contrar, Organizatorul poate solicita anularea evenimentului, respectiv poate trece la evacuarea spațiului în care acesta se desfășoară, fără ca expozantul în culpă să aiba dreptul la nicio reparație/despăgubire.

 

ART.3. Înregistrarea participării

 

3.1. În vederea participării la Bookfest 2017, Organizatorul pune la dispoziţie pe site-ul http://www.bookfest.ro, Cererea de participare şi prezentul Regulament. Înscrierea se face prin completarea formularului on-line, disponibil după crearea și confirmarea prin e-mail a unui cont de Expozant la următoarea adresă: http://www.bookfest.ro/expozanti/inscriere.

Organizatorul poate trimite Cererea de participare şi prezentul Regulament, prin e-mail sau fax, potenţialilor participanţi care nu pot completa on-line și/sau descărca documentele menționate.

 

3.2. Cererea de participare trebuie completată integral şi trimisă Organizatorului cel târziu până la data de 07 aprilie 2017.

 

3.3. După completarea și trimiterea on-line a Cererii de participare (vezi Art.3.1), Expozanţii vor reverifica datele înscrise în acesta, îl vor tipări și trimite Organizatorului în original, semnat şi ştampilat, direct sau prin poştă (fără confirmare de primire), la sediul A.E.R. din Șos. Nicolae Titulescu nr. 18, bl. 23, sc. B, ap. 83, sector 1, 011142, Bucureşti. Exemplarul în original, însoțit de prezentul Regulament, semnat și ștampilat, trebuie remise Organizatorului până la data de 12 aprilie 2017, data ștampilei poștale.

 

3.4. Cererea de participare completată şi trimisă Organizatorului în original are valoare de contract încheiat între părţi, reprezentând o confirmare fermă de participare şi acordul de respectare a prevederilor Regulamentului Bookfest 2017, precum şi asumarea obligaţiei de plată a tarifului.

 

3.5. În cazul în care două sau mai multe edituri doresc să participe utilizând un stand comun, fiecare va completa câte o cerere, iar documentele vor fi trimise împreună, cu respectarea datei limită prevăzută la Art.3.3. În acest caz, pe pazia standului va figura doar Expozantul principal.

 

3.6. Expozanţii care s-au înscris la Bookfest, însă din diferite motive nu mai pot participa, se pot retrage, dar nu mai târziu de 21 aprilie 2017.

3.7. Cererile de participare depuse de editurile care înregistrează debite către Organizator nu vor fi luate în considerare decât după ce solicitantul face dovada stingerii debitului, dar nu mai târziu de 07 aprilie 2017. În cazul stingerii debitelor cu bilete la ordin, termenul maxim de încasare acceptat este de 07 aprilie 2017.

 

3.8. Expozantul îşi asumă responsabilitatea pentru corectitudinea informaţiilor furnizate, acestea urmând să fie utilizate în documente contabile, pe pazie, în Catalogul Expozanților și în Programul Evenimentelor.

 

ART.4. Înregistrarea în Catalogul Expozanţilor şi Programul Evenimentelor

 

4.1. Pentru o informare cât mai bună a vizitatorilor, Expozanţii au posibilitatea oferită de Organizator de a se înscrie gratuit în Catalogul Expozanţilor şi Programul Evenimentelor Bookfest 2017.

 

4.2. Includerea în Catalogul Expozanților și Programul Evenimentelor Bookfest 2017 se efectuează prin completarea Cererii de participare disponibilă după crearea unui cont de Expozant la adresa http://www.bookfest.ro/expozanti/inscriere – termen limită 07 aprilie 2017, respectiv a Formularului de propuneri evenimente, disponibil după crearea unui cont de Expozant și după completarea Cererii de participare, la adresa http://bookfest.ro/expozanti/propuneri-evenimente – termen limită 21 aprilie 2017. Datele pentru înscrierea în catalogul expozanților sunt preluate în mod automat în momentul înscrierii ca expozant.

 

4.2.1. După completarea și trimiterea on-line a formularelor prevăzute la Art.4.2., Expozanţii vor reverifica datele înscrise. Aceștia vor putea efectua modificări în cele două formulare până la data limită, urmând instrucțiunile disponibile în conturile on-line de Expozant. Datele limită sunt 07 aprilie 2017 pentru Cererea de participare, respectiv 21 aprilie 2017 pentru Programul Evenimentelor. În caz de modificare a oricăror date în Cererea de participare, Expozantul este obligat să imprime și să trimită un nou exemplar original (semnat și ștampilat) către Organizator. În cazul Formularui de propuneri evenimente, nu e nevoie ca acesta să fie trimis în original, evenimentele propuse fiind disponibile și modificabile în contul de on-line al fiecărui Expozant. De asemenea, pot fi adăugate evenimente noi până la data limită, nefiind nevoie să se înscrie toate evenimentele în același timp.

 

4.2.2 Transmiterea datelor ulterior termenelor limită prevăzute la Art.4.2.1. va avea drept consecință imposibilitatea includerii acestora în catalog/program.

 

4.3. Pentru fiecare participant, denumirea inscripţionată pe pazia standului trebuie să fie aceeaşi cu cea declarată în Cererea de participare, la poziţia 10 şi înscrisă în Formularul de propuneri evenimente.

 

4.4. În Catalogul Expozanţilor vor putea fi inserate, contra taxei de 200 EUR, datele oricărei instituţii sau societăţi comerciale care nu participă la Bookfest 2017, dar activează în domeniul cărţii conform Art. 2.2. al prezentului Regulament.

 

4.5. Expozantul îşi asumă responsabilitatea pentru corectitudinea informaţiilor furnizate, care vor figura în Catalogul Expozanţilor şi Programul Evenimentelor.

 

 

ART.5. Alocarea standurilor şi a intervalelor orare pentru evenimente

 

5.1. Organizatorul stabileşte configuraţia spaţiului expoziţional. Repartizarea standurilor se va face după încheierea perioadei de înscriere, în ordinea descrescătoare a suprafeței solicitate. Data înscrierii la Bookfest nu constituie un criteriu în repartizarea spaţiilor.

 

5.1.1. La repartizarea spaţiilor individuale, organizatorul va lua în considerare, în primul rând, opţiunea Expozantului de a-şi păstra amplasarea avută la evenimentul din anul precedent, dacă solicită aceeaşi suprafaţă.

 

5.1.2. În cazul în care doi sau mai mulţi Expozanţi solicită aceeaşi amplasare, criteriul de alocare este cel al mărimii suprafeţei comandate la Bookfest 2017 şi dovada stingerii debitului către A.E.R, în caz că există (vezi Art.3.7.). Astfel de situaţii pot determina, în mod independent de voinţa Organizatorului, modificări în alocarea spaţiilor, acestea urmând să fie aduse la cunoştinţa Expozantului afectat, în timp util.

 

5.1.3. Expozantul va putea opta doar pentru o amplasare ce oferă întreaga suprafaţă comandată și nu pentru partiții, în vederea dispunerii mai multor standuri în cadrul spațiului expozițional al Bookfest.

 

5.2. Expozantului i se va comunica prin intermediul unui plan amplasarea standului care îi este atribuit, fiind indicate, de o manieră generală, vecinătăţile. Orice solicitare de schimbare a amplasării şi/sau a suprafeţei standului trebuie făcută în termen de 24 de ore de la data transmiterii planului de către Organizator, acesta încercând, în măsura posibilităţilor, să răspundă cererii Expozantului. După acest termen, amplasarea propusă de Organizator se consideră acceptată de către Expozant.

 

5.2.1. Un Expozant nu poate ceda, integral sau parţial, suprafaţa închiriată la Bookfest fără autorizarea scrisă şi prealabilă a Organizatorului. Expozantul care încalcă această prevedere este sancționat cu excluderea din cadrul spațiului expozițional, fără a avea dreptul de a pretinde penalități.

 

5.2.2. Pentru Expozanţii ale căror standuri au suprafeţe de peste 150 mp există opţiunea de a solicita stand cu deschidere pe 3 sau 4 laturi.

 

5.2.3. Expozanţii care fac parte din grupuri media şi comercializează regulat ediţii de chioşc (carte, CD, e-book + ziar sau revistă), inclusiv prin intermediul târgurilor de carte, vor putea obţine spaţiu pentru stand, cu respectarea criteriului de atribuire a suprafeţelor (Art.5.1.), în Pavilionul C4.

 

5.2.4. În cazul neocupării standului de către un Expozant, indiferent de motiv, sumele vărsate cu titlu de închiriere spațiu/stand rămân Organizatorului ca daune interese pentru neexecutarea de către Expozant a obligaţiilor asumate prin acceptarea condiţiilor prezentului Regulament.

 

5.3. Ţara invitat de onoare. La Bookfest 2017, Suedia este țara invitat de onoare.

 

5.4. Intervale orare pentru evenimente. Evenimentele culturale proiectate de către Expozanţi pentru a avea loc în spaţiile special amenajate vor fi centralizate de către Organizator, pe baza solicitărilor scrise (vezi Art.4.). În cazul identificării unor suprapuneri de evenimente, în aceleaşi spaţii, Organizatorul îşi rezervă dreptul de a ordona activităţile, informând Expozanţii în timp util cu privire la posibilele schimbări.

 

ART.6. Tarife

 

6.1. Tariful perceput Expozanţilor pentru participare este:

  • stand neamenajat (suprafață goală) – 55 EUR/mp (TVA inclus). Suprafaţa minimă – 12 mp;
  • stand amenajat standard (panou Octanorm) – 65 EUR/mp (TVA inclus). Suprafaţa minimă – 6 mp.

 

 

Pentru pavilioanele C1 și C2 se percepe o taxă suplimentară de 10 euro/mp, indiferent de tipul de stand solicitat. Opțiunea de amplasare a standului într-un anumit pavilion nu poate fi garantată în momentul completării formularului de înscriere.

 

6.1.1. Tariful definit mai sus (Art.6.1) include:

  • chiria pentru suprafaţa închiriată;
  • construcţia standului standard;
  • pachet de servicii (iluminatul general al pavilioanelor, curăţenia culoarelor de circulaţie în pavilioane pe durata desfăşurării manifestării, accesul la grupurile sanitare şi curăţenia acestora pentru întreaga perioadă contractuală, inclusiv pentru perioada de amenajare, respectiv de dezafectare);
  • câte un exemplar gratuit  al Catalogului Expozantului şi al Programului Evenimentelor;
  • accesul gratuit al Expozanţilor la spaţiile de evenimente (cu excepţia sălilor de conferinţe);
  • mediatizarea generală a Salonului de carte şi organizarea acţiunilor conexe (dezbateri, lansări şi prezentări de cărţi/produse din domeniile conexe, sesiuni de autografe, interviuri, conferinţe, spectacole etc).

 

6.1.2. Costul standurilor personalizate construite cu ROMEXPO se va stabili pe baza proiectului prezentat de Expozant, avizat de ROMEXPO, fiind facturat de şi achitat către ROMEXPO.

 

6.1.3. Doi sau mai mulţi Expozanţi pot închiria un stand comun. În acest caz, taxa de participare va fi achitată de Expozantul principal.

 

6.2. Expozantul poate expune, contra cost, bannere în interiorul pavilioanelor închiriate pentru Bookfest 2017, respectiv Pavilioanele C1 și C4. În acest scop, Expozantul va transmite Organizatorului o solicitare scrisă, conţinând detaliile de amplasare, până vineri, 19 mai 2017. ROMEXPO îşi rezervă dreptul de a dispune înlăturarea pe loc a bannerelor expuse necorespunzător.

 

6.2.1. Expozantul poate expune, contra cost, bannere pe fațadele Pavilioanelor C1, C2, și C4, numai în funcție de posibilitățile tehnice ale fiecărui pavilion, pe baza unei solicitări directe către ROMEXPO, validată de către Organizator. Tarifele pentru expunerea bannerelor pe fațadele pavilioanelor se solicită la ROMEXPO, care va factura costurile direct către Expozantul în cauză.

 

6.3. Organizatorul nu poate fi ţinut răspunzător pentru eventualele pierderi de natură comercială înregistrate de Expozanţi pe durata Bookfest 2017, indiferent de cauzele acestora.

 

6.4. Utilizarea de către Expozanţi a scenelor şi a altor spaţii de evenimente nu presupune costuri suplimentare, fiind incluse în pachetul oferit de Organizator (Vezi Art. 6.1.1.).

 

6.4.1. ROMEXPO poate pune la dispoziţia Expozanţilor sălile de conferinţă, pe baza unui tarif orar. În cazul identificării unor suprapuneri de evenimente, în aceeaşi sală, Organizatorul îşi rezervă dreptul de a ordona activităţile, informând Expozanţii în timp util cu privire la posibilele schimbări.

 

ART.7. Condiţii de plată

 

7.1. Plata pentru suprafeţele comandate, amenajarea standurilor şi dotările suplimentare se face în termenele şi după modalităţile stabilite de Organizator şi comunicate prin prezentul Regulament.

 

7.2. În termen maxim de 5 zile lucrătoare de la agrearea amplasării standului de către Expozant, Organizatorul va emite factura pentru participare către Expozant, plata făcându-se astfel:

  • 50% din suma facturată, prin virament, în termen de 15 zile lucrătoare de la emiterea facturii
  • 50% din suma facturată, prin virament, până la data de 19 mai a.c.. Această tranşă poate fi acoperită de bilete la ordin cu termen scadent 31 august 2017, doar de către acei Expozanţi care şi-au achitat la timp obligaţiile financiare la ediţii anterioare ale Bookfest.

 

7.2.1. Varianta achitării prin bilet la ordin a celei de-a doua jumătăţi din suma facturată nu este valabilă pentru expozanţii care participă pentru prima dată la Bookfest.

 

7.3. Tarifele sunt stabilite în EUR şi se achită în RON la cursul de schimb valutar leu/euro comunicat de BNR în ziua emiterii facturii.

 

7.4. În cazul în care viramentele nu sunt efectuate în totalitate în termenele stipulate, Expozantul îşi pierde dreptul de a participa la Bookfest 2017, iar sumele vărsate în contul Organizatorului se vor reține ca daune interese pentru neexecutarea de către Expozant a obligaţiilor asumate.

 

7.5. Dacă un Expozant nu îşi ocupă standul din prima zi, până la începutul programului de vizitare pentru public, indiferent de motiv, Organizatorul este îndreptăţit să aplice prevederile Art. 5.2.4. al prezentului Regulament.

 

7.6. Pentru sălile de conferinţă (vezi Art.6.4.1.), facturile vor fi emise direct de ROMEXPO.

 

ART.8. Condiţii contractuale şi tehnice în vederea ocupării, amenajării şi dezafectării standurilor

 

8.1. Construcţia standurilor se face numai conform planului stabilit de Organizator.

 

8.2. Expozanții care dețin standuri în proprietate sau le închiriază, în mod tradițional, de la o terță parte și le montează în regie proprie, au obligaţia să trimită spre avizarea arhitecţilor desemnaţi de ROMEXPO proiectele de amenajări, precum şi soluţiile tehnice de realizare a acestora, până la data de 12 mai 2017. Orice proiect de amenajare trebuie să conțină lista personalului lucrător.

 

8.2.1. Dovada proprietății standului se va face printr-o declarație pe proprie răspundere, semnată de Expozant, pusă la dispoziţia ROMEXPO.

 

8.3. Expozanții pot apela și la alte firme specializate pentru proiectarea, construcția și amenajarea de standuri, cu condiția ca aceste firme să aibă un contract de agreare cu ROMEXPO S.A. Termenul de 12 mai 2017, pentru avizarea proiectelor de amenajare, va fi respectat și în acest caz.

 

8.4. Prevederile de la Art.8.2. și 8.3. sunt supuse următoarelor condiționalități:

  • neprezentarea proiectelor respective spre avizare va conduce automat la imposibilitatea începerii lucrărilor de amenajare;
  • nu vor fi acceptate soluții tehnice ce presupun prinderi sau susțineri de elementele constructive ale pavilionului (pereți, stâlpi, plafon, pardoseli, instalații de orice fel etc);
  • în cazul în care construcția standului nu corespunde proiectului avizat, ROMEXPO poate dispune imediat măsuri de dezafectare a standurilor care nu respectă condițiile menționate anterior;
  • proiectele de amenajare întocmite vor respecta clauzele regulamentului tehnic al ROMEXPO S.A., precum şi prevederile legislative cu privire la forţa de muncă angajată, protecţia şi securitatea muncii etc;
  • ROMEXPO îşi rezervă dreptul de a verifica, pe toată perioada construcţiei, modul în care se face amenajarea standurilor. În cazul în care se constată că realizarea construcției nu este conformă cu proiectul trimis spre avizare, ROMEXPO va solicita Expozantului aflat în această situație plata de daune interese în valoare de 5.000 EUR/stand.

 

8.5. ROMEXPO S.A. asigură servicii complete de proiectare, construcție și amenajare a standurilor Expozanților. Expozanții care construiesc stand cu ROMEXPO nu vor avea nevoie de avizare de proiect.

 

8.6. Pe parcursul desfăşurării tuturor activităţilor specifice Bookfest 2017, Expozanţii, precum şi întregul personal angajat în acest eveniment, respectă următoarele reglemetări:

 

8.6.1. Prevederile regulamentului tehnic al ROMEXPO, din care selectăm următoarele condiţii:

  • înălţimea standurilor să nu depăşească înălţimea admisă pentru fiecare pavilion în parte;
  • standurile construite nu au voie să depăşească sub nicio formă limitele amplasamentului, chiar şi elementele în consolă nu sunt admise peste limitele de stand;
    • este interzisă ancorarea standurilor de plafon;
    • este interzisă fixarea standurilor de pardoseala sau de pereţii pavilioanelor cu elemente care necesită găurire (conexpand, diblu etc.);
    • se interzic soluţiile tehnice ce presupun prinderi sau susţineri de elementele constructive ale pavilionului (pereţi, stâlpi, plafon, pardoseli, instalaţii de orice fel etc.);
    • construcţia standurilor trebuie să fie astfel executată, încât expoziţia să se deşfăşoare în condiţii de maximă siguranţă;
      • este interzis lucrul cu foc deschis în pavilion;
      • este interzisă vopsirea elementelor de construcţie a standurilor cu pistoale de vopsit, ci numai cu role de vopsitorie;
        • standurile de lemn sau din elemente inflamabile trebuie să fie ignifugate;
        • instalaţiile electrice vor respecta fără excepţii normativele în vigoare;
        • este interzisă depozitarea de orice fel în spatele standurilor.

 

8.6.2. Normele de protecţia muncii, mediului şi PSI, având următoarele obligaţii:

  • asigură pentru întreg personalul cu care colaborează instructajul introductiv general privind securitatea şi sănătatea în muncă, instructaj la locul de muncă privind securitatea şi sănătatea în muncă, protecţia muncii şi PSI;
    • efectuează instructajul periodic specific privind protecţia muncii şi PSI;
    • fumatul este permis numai în locuri special amenajate. Expozanții sunt obligați să respecte cu strictețe această regulă;
    • se interzice blocarea cu orice fel de materiale a culoarelor și căilor de acces, atât în interior, cât și în exterior;
      • se interzice blocarea hidranților, a surselor de apă și a stingătoarelor;
      • se interzice folosirea instalațiilor, utilajelor sau materialelor de P.S.I., în alte scopuri decât cele destinate;
      • etalarea exponatelor se va face astfel încât să nu fie împiedicată circulația persoanelor, utilajelor și instalațiilor destinate stingerii incendiilor;
      • este strict interzisă depozitarea de materiale inflamabile (benzină, motorină, uleiuri etc.) în cadrul standurilor;
      • în mod obligatoriu, în cazul expunerii de autovehicule, acestea nu vor avea în rezervor decât maxim 2 litri de combustibil. Este strict interzisă pornirea motoarelor în interiorul spațiului expozițional;
      • la încheierea zilei expoziționale, se vor lua măsuri pentru deconectarea instalațiilor electrice din fiecare stand;
      • expozanții au obligația ca, în cazul observării unui început de incendiu, să anunțe imediat organizatorul;
      • expozanții au obligația să faciliteze cu maximă urgență accesul personalului specializat în zona afectată de incendiu;
      • se interzice executarea sau modificarea instalațiilor de iluminat de către persoane neautorizate sau fără prezența personalului specializat agreat de Organizator;
      • se interzice executarea lucrărilor de sudura și a altor lucrări cu flacara deschisă fără autorizația Organizatorului;
      • ambalajele și deseurile vor fi evacuate imediat, colectarea lor făcându-se la punctele stabilite în acest scop;
      • orice daune provocate prin incendii cad în sarcina exclusivă a celui care le-a provocat.
      • fumatul și orice tip de spectacol de artificii (inclusiv artificii reci pentru interior) în cadrul spațiilor ROMEXPO sunt interzise, Expozanții obligându-se să respecte această prevedere.

 

8.6.3. Obligaţiile, răspunderile şi obţinerea avizelor necesare pentru respectarea normelor şi realizarea deplină a măsurilor de protecţia muncii, protecţia mediului şi PSI, de către angajaţii care lucrează în activităţile specifice Bookfest 2017 revin în exclusivitate fiecărui Expozant în parte.

 

8.6.4. În caz de pagube materiale datorate accidentelor de muncă, incendiilor, avariilor din vina personalului Expozanţilor, acestea vor fi suportate de către Expozantul respectiv.

 

8.6.5. În cazul producerii unor accidente de muncă cu incapacitate temporară, colective, cu invaliditate sau mortale suferite la locul de muncă sau pe teritoriul ROMEXPO, de către personalul Expozanţilor, produse pe durata manifestării Bookfest 2017, inclusiv în perioadele de amenajare/dezafectare, pe suprafeţele închiriate, accidentele menţionate vor fi declarate şi înregistrate de către Expozantul respectiv.

 

8.6.6. În situaţii de urgenţă (de exemplu: incendiu, inundaţie, scăpări de gaze), produse pe timpul programului expoziţional, în vederea intervenţiei operative şi a limitării pagubelor, personalul ROMEXPO, asistat de reprezentantul Organizatorului şi, după caz, de reprezentantul pompierilor şi/sau reprezentantul poliţiei, poate intra în spaţiile de expunere, întocmind în acest sens un proces verbal semnat de persoanele participante.

 

8.6.7. Organizatorul îşi declină orice responsabilitate privind soliditatea construcţiilor ridicate de către Expozanţi, aceştia fiind răspunzători pentru eventualele prejudicii aduse terţilor.

 

8.7. Perioada de montare și/sau amenajare valabilă pentru toți Expozanții (stand neamenajat, stand amenajat) este marți, 23 mai, între orele 08:00 și 24:00.

 

8.7.1. Montarea standurilor mai mari de 100 mp se poate face fără perceperea vreunui tarif, în ziua de luni, 22 mai, în intervalul orar 08:00 – 20:00. În acest sens, Expozanții vor transmite o solicitare scrisă direct către ROMEXPO.

 

8.7.2. Expozanții care nu se încadrează la Art.8.7.1., dar solicită intrarea în pavilioane mai devreme de 23 mai 2017 pentru amenajarea/construcția standului, vor plăti la ROMEXPO un tarif suplimentar.

 

8.8. La momentul preluării spaţiului, Expozantul semnează un proces verbal de predare-primire. Lipsa oricărei menţiuni scrise făcută la momentul preluării standului/echipamentelor de către Expozant, creează prezumţia convenţională că acesta a fost primit în bună stare.

 

8.9. Prevederile referitoare la închirierea standurilor, respectiv, construcția acestuia de către ROMEXPO, nu se aplică invitatului de onoare, din afara țării, al Salonului internaţional de Carte Bookfest 2017.

 

8.10. Demontarea şi dezafectarea standurilor se va face în ziua de luni, 29 mai, între orele 08:00 şi 24:00. În cazul nerespectării acestui termen, Expozanții în cauză vor plăti pentru fiecare zi de întârziere chiria pavilioanelor neeliberate, majorată cu 100%.

 

8.10.1. Este strict interzisă demontarea, chiar parţială, înaintea închiderii oficiale a Bookfest.

 

8.11. La momentul predării spaţiului (standului închiriat şi eventualelor dotări), Expozanţii semnează un proces verbal de predare-primire. Expozanţii trebuie să lase standurile şi echipamentele închiriate de la ROMEXPO în aceeaşi stare în care le-au primit, fiind responsabili cu paza materială şi juridică a acestora pe perioada de pregătire, desfăşurare a Bookfest şi demontare/dezafectare a standurilor.

 

8.11.1. În cazul în care se constată că spaţiul şi/sau bunurile închiriate vor fi predate cu lipsuri/ deteriorări, Expozantul se obligă să plătească de îndată daunele produse, cu excepţia celor aferente unei uzuri normale, pe baza facturii emise de ROMEXPO.

 

8.12. Deteriorarea constatată după demontarea standului va fi reparată de către ROMEXPO şi pusă pe cheltuiala Expozantului.

 

ART.9. Dotări, echipamente şi decorare pentru standuri

 

9.1. Standurile standard au următoarele dotări în funcţie de suprafaţă:

  • stand standard 6 mp: pereţi pe contur (cu excepția laturilor libere, în funcție de amplasament), mochetă gri închis (refolosită), 1 buc. priză 220V, 2 spoturi, 1 grafică pe pazie, 1 masă, 2 scaune, 1 coş gunoi, 1 dulăpior, 6 polițe pe console;
  • stand standard de 8 mp: pereţi pe contur (cu excepția laturilor libere, în funcție de amplasament), mocheta gri închis (refolosită), 1 buc. priză 220V, 3 spoturi, 1 grafică pe pazie, 1 masă, 2 scaune, 1 coş gunoi, 2 dulăpioare, 9 polițe pe console ;
  • standard de 12 mp: pereți pe contur (cu excepţia laturilor libere, în funcție de amplasament), mochetă gri închis (refolosită), 1 buc. priză 220V, 4 spoturi, 1 grafică pe pazie, 1 masă, 4 scaune, 1 coş gunoi, 3 dulăpioare, 12 poliţe pe console.

 

9.2. Pentru standurile standard de peste 12 mp, dotările vor fi conform tabelului de mai jos, Expozanții neavând posibilitatea să renunțe la o parte din dotări și să solicite în compensare altele. Standurile sunt prevăzute, opțional, cu un orificiu de 1m x 1m, format din pereți contur și draperie.

 

Suprafața (mp)

Mochetă (mp)

Grafică pe pazie

Prize 220V

Spoturi

Mese

Scaune

Deskuri

Polițe

Coșuri gunoi

13 – 24

13 – 24

1

1

5

2

4

3

16

1

25 – 48

25 – 48

1

1

8

3

6

4

24

1

49 – 75

49 – 75

1

1

12

4

8

5

40

1

76 – 100

76 – 100

1

2

18

4

10

6

52

2

peste 100

peste 100

1

2

25

5

12

6

64

2

 

9.3. Expozanţii pot solicita dotări suplimentare pentru standurile standard direct de la Dispeceratul ROMEXPO (Pavilion 32).

 

9.3.1. Dotările solicitate vor fi primite numai după ce vor fi achitate costurile de închiriere a acestora, pe baza facturii emise de către ROMEXPO. Expozanţii nu vor putea solicita dotări suplimentare de la Dispeceratul ROMEXPO decât în ziua programată pentru amenajări, respectiv marţi, 23 mai 2017. Simpla comandă de dotări şi servicii suplimentare nu este suficientă pentru ca ROMEXPO să execute serviciile comandate.

 

9.4. Decorarea standurilor va fi efectuată de către Expozanţi sub propria responsabilitate. Decorarea standurilor trebuie să respecte planul general de decorare şi grafică conceput de Organizator, regulamentul tehnic al ROMEXPO, normele de protecţia muncii, mediului şi PSI precum şi normele PSI de protecţie a muncii, prevăzute la Art.8.6.. Pentru orice decorare specială a standului, Expozanţii vor solicita acordul ROMEXPO.

 

9.5. Conform legislaţiei fiscale în vigoare, Expozanții sunt obligați să dețină casă de marcat în stand sau un software de gestiune (emitere bon fiscal, facturi, chitanțe etc.). În caz de neconformitate, responsabilitate aparţine în totalitate Expozantului respectiv.

 

9.5.1. Organizatorul își declină responsabilitatea pentru orice încălcare a legislației naționale în domeniul fiscal.

 

ART.10. Promovarea vizuală şi/sau sonoră

 

10.1. Organizatorul stabileşte modalităţile de afişaj, condiţiile în care echipamentele sonore, luminoase sau audiovizuale pot fi folosite, precum şi cele în care pot fi organizate animaţii, operaţiuni promoţionale, spectacole, prezentări de carte sau sondaje de opinie în incinta spaţiului expoziţional.

 

10.2. Animaţiile sonore. Animaţiile sonore nu trebuie să deranjeze activitatea din standurile învecinate. Expozanţii trebuie să respecte cerinţele reprezentantului ROMEXPO în ceea ce priveşte volumul şi intensitatea muzicii difuzate şi care nu trebuie sa depăşească 70 decibeli, măsurată la 2 m de clădire, la o frecvenţă de 250 Hz.

 

10.2.1. Organizatorul este singurul în măsură să determine nivelul sonor acceptabil. Organizatorul poate lua toate măsurile necesare pentru a întrerupe animaţiile sonore care deranjează desfăşurarea Bookfest.

 

10.2.3. Este strict interzisă organizarea de concerte în standuri, de către Expozanţi.

 

10.3. Distribuirea de publicitate/animaţie. Distribuirea de materiale sau obiecte publicitare este strict interzisă în afara standului fără acordul prealabil, în scris, al Organizatorului.

 

10.3.1. Orice animaţie sau acţiune comercială în afara standului este strict interzisă fără acordul prealabil, în scris, al Organizatorului.

 

10.4 Organizatorul are dreptul de a suprima sau modifica acele instalaţii care afectează aspectul general al evenimentului, activitatea Expozanţilor vecini, precum şi publicul, sau care nu corespund planului aprobat în prealabil de Organizator. Organizatorul poate reveni asupra unei autorizări acordate, atunci când sunt afectaţi Expozanţii vecini, spaţiile de circulaţie sau ţinuta evenimentului.

 

ART.11. Accesul şi circulaţia vehiculelor Expozanţilor

 

11.1. Accesul pietonal al Expozanţilor în incinta complexului expoziţional este gratuit.

 

11.2. Expozanţii, invitaţii şi personalul acestora respectă cu stricteţe regulile stabilite de ROMEXPO privind accesul şi circulaţia auto, semnele de circulaţie şi limita de viteză de maxim 20km/h în complexul expoziţional.

 

11.3. Pe perioada desfășurării evenimentului, accesul auto în complexul expoziţional va fi posibil doar în parcarea “D”, în baza unui card RIFID, pentru care se va opri o garanție financiară. Garanția va fi returnată Expozantului, în momentul în care acesta va înapoia Organizatorului cardul solicitat. Cardurile RIFID vor putea fi ridicate de la standul Organizatorului, în ziua de 23 mai. Cardurile RIFID vor fi returnate în data de 29 mai la standul Organizatorului.

 

11.3.1. Pe întreaga perioadă a desfăşurării Bookfest, aprovizionarea va putea fi făcută zilnic, în intervalul orar 08:30 – 09:30, la ușile de marfă ale pavilioanelor, pe baza cardurilor RIFID.

 

11.4. Accesul pentru celelalte mașini ale Expozanților se va face cu bilet auto, în spațiile de parcare alocate expoziției, la tariful stabilit de ROMEXPO.

 

11.5. În caz de necesitate, Expozanţii pot transporta cu maşina invitaţii speciali, până la uşa pavilionului în care se desfăşoară evenimentul la care aceştia participă, numai în următoarele condiţii:

Expozanţii vor comunica în scris, Organizatorului, cu cel puţin două (2) zile înainte următoarele date:

  • ziua în care vin invitaţii, numele acestora, ora de sosire, pavilionul la care aceştia sosesc, marca şi numărul maşinii cu care aceştia sunt transportaţi, ora plecării. La rândul său, cu cel puţin o (1) zi înaintea evenimentului respectiv, Organizatorul solicită în scris conducerii ROMEXPO accesul invitaţilor speciali;
  • maşina cu care sunt transportaţi invitaţii nu va putea staţiona în curtea ROMEXPO. După ce invitatul va fi condus la pavilion, maşina va aştepta în parcarea VIP până la sfârşitul evenimentului la care participă, în cadrul Bookfest;
  • la plecarea invitaţilor speciali, maşina poate pătrunde în incinta complexului expoziţional, pentru a-i prelua;
  • accesul maşinilor în incinta complexului expoziţional, pentru invitaţii speciali ai Expozanţilor, se va face numai pe la poarta B.

 

ART.12. Măsuri de natură administrativă

 

12.1. Supravegherea generală a spaţiului expoziţional în timpul programului de vizitare a Bookfest 2017 va fi efectuată prin grija Organizatorului, astfel încât să se asigure paza și securitatea vizitatorilor și a spațiilor comune.

 

12.2. Expozantul este obligat să fie prezent în stand cu cel puțin 30 de minute înainte de începerea programului de vizitare pentru public. Sarcina asigurării pazei bunurilor şi valorilor din interiorul standului pe durata programului de expunere (inclusiv 30 de minute înainte de  începerea programului de vizitare pentru public) aparţine în exclusivitate Expozantului. Organizatorul nu poate fi ţinut răspunzător pentru integritatea bunurilor expuse în stand.

 

12.3. Curăţenia şi întreţinerea standurilor cade în sarcina Expozanţilor.

 

ART.13. Aplicarea Regulamentului.

 

13.1. Prezentul Regulament constituie anexă la Cererea de participare, care are valoare de contract între părţi.

 

 

 

ART.14. Forţă majoră

 

14.1. Forţă majoră, convenită ca fiind acel eveniment imprevizibil şi de neînlăturat, apărut după încheierea contractului şi care împiedică partea sau părţile să-şi îndeplinească obligaţiile asumate prin contract, exonerează de răspundere partea care o invocă în condiţiile legii. Cazul de forță majoră se va comunica de partea interesată în termen de 5 zile de la apariţia sa; documentele probatorii care atestă existenţa cazului de forţă majoră vor fi prezentate celeilalte parţi în termen de 10 zile de la data producerii evenimentelor.

 

14.2. Încetarea evenimentelor de forță majoră va fi comunicată imediat părţii interesate.

 

14.3. Părţile se obligă să depună toate diligenţele pentru limitarea în timp a efectelor forţei majore.

 

ART.15. Litigii

 

15.1. Orice litigiu sau dispută se va soluţiona de cele două părţi pe cale amiabilă, în termen de 3 zile lucrătoare de la prima încercare de soluţionare.

 

15.2. În cazul în care cele două părţi nu pot găsi o soluţie pe cale amiabilă, litigiul va fi transferat către instanţele judecătoreşti competente.