Salonul Cărţii Bookfest expune cărţi din toate domeniile, promovând cartea, lectura şi vânzarea de carte. El este organizat, prezentat şi promovat de către Asociaţia Editorilor din România.

1.1. Bookfest 2009 se va desfăşura începând de miercuri, 17 iunie, până duminică, 21 iunie, inclusiv. Programul de vizitare a Bookfest este:

• miercuri, 17 iunie - între orele 10:00 şi 20:00
• joi, 18 iunie – între orele 10:00 şi 20:00
• vineri, 19 iunie - între orele 10:00 şi 22:00
• sâmbătă, 20 iunie - între 10:00 şi 20:00
• duminică 21 iunie - între orele 10:00 şi 18:00.

Expozanţii au acces în spaţiul expoziţional după cum urmează:

• miercuri, 17 iunie – între orele 09:00 şi 20:30
• joi, 18 iunie – între orele 09:00 şi 20:30
• vineri, 19 iunie – între orele 09:00 şi 22:30
• sâmbătă, 20 iunie – între orele 09:00 şi 20:30
• duminică, 21 iunie – între orele 09:00 şi 24:00

1.2. Prevederile prezentului regulament sunt stabilite de Organizator şi pot fi modificate la iniţiativa sa din motive întemeiate, ce vor fi comunicate în timp util.

2.1. Expozanţi. Pot participa la Bookfest edituri româneşti şi străine.

2.2. Sunt asimilaţi editurilor şi pot participa la Bookfest editorii de ziare şi reviste care au secţiuni literare cu apariţie constantă, editorii de materiale educaţionale, audio-vizuale şi informatice. Distribuitorii de carte, librarii, agenţii literari, bibliotecile, centrele şi reprezentanţele culturale pot participa de asemenea. Organizatorul poate acorda o autorizare specială de participare şi altor entităţi, la cererea scrisă a acestora.
Pot participa la Bookfest doar persoane juridice sau persoane fizice autorizate.

2.3. De regulă, fiecărui participant îi este alocat un singur stand. Organizatorul poate autoriza excepţii de la această regulă în cazul în care se organizează spaţii tematice (destinate copiilor, evenimentelor etc.) care includ standuri de carte.

2.4. Expozantul răspunde potrivit articolului 998-1003 Cod Civil pentru prejudiciile create Organizatorului prin fapta proprie, a prepuşilor ori a bunurilor utilizate.

2.5. Expozanţii sunt obligaţi să respecte normele de PSI şi de protecţia muncii în incinta spaţiului expoziţional.

2.6. Confirmarea de către Expozant a participării la Bookfest prin trimiterea Cererii de Participare Organizatorului reprezintă obligaţie de plată pentru serviciile solicitate, conform prevederilor prezentului Regulament. Cererea de Participare are valoare de contract şi confirmarea participării la Bookfest, prin completarea şi trimiterea acesteia către Organizator, reprezintă acordul Expozantului pentru încheierea contractului şi aderarea la prezentul Regulament.

2.7. Exponate. În spaţiul Bookfest pot fi expuse numai produse aparţinând industriei de carte. Organizatorul stabileşte nomenclatorul activităţilor şi domeniilor editoriale, acestea fiind cuprinse în formularul de înscriere şi în Catalogul evenimentului.

2.8. Organizatorul îşi rezervă dreptul de a verifica compatibilitatea dintre orientările editoriale ale Expozanţilor şi etica Bookfest. Astfel, publicaţiile cu caracter rasist, fundamentalist, şovin, xenofob, revizionist sau pornografic nu vor putea fi expuse la Bookfest.

2.9. Este interzisă promovarea sau publicitatea pentru publicaţiile menţionate la pct.2.8.

2.10. Expozanţii pot promova numai domeniul propriu de activitate.

2.11. Este interzisă afişarea sau distribuirea de materiale promoționale în afara standului.

3.1. Formularele de înscriere şi condiţiile de participare pot fi vizualizate la www.bookfest.ro. Înscrierea la Bookfest se va face prin completarea formularului on-line de la www.bookfest.ro.

3.2. Organizatorul va trimite, dacă e cazul, formularele de Cerere de Participare însoţite de Regulamentul evenimentului şi prin e-mail sau fax, către acei potenţiali participanţi la Bookfest care nu pot completa on-line formularele.

3.3. Cererea de Participare trebuie completată integral şi trimisă Organizatorului cel târziu până la data de 26 aprilie 2009, data limită de acceptare a ofertei. După această dată Organizatorul nu va mai putea primi Cereri de Participare.

3.4. Expozanţii vor completa formularele on-line şi, dupa validarea acestora, le vor imprima şi le vor remite Organizatorului în original, semnate şi ştampilate, direct sau prin poştă, la sediul A.E.R. din Str. Dr. Iacob Felix nr. 97, bl.17A, sc. A, et.1, ap. 7, sector 1, 011035 Bucureşti. Exemplarele originale trebuie remise Organizatorului până în data de 26 aprilie 2009.

3.5. Un Expozant nu poate ceda, integral sau parţial, suprafaţa închiriată la Bookfest fără autorizarea scrisă şi prealabilă a Organizatorului.

3.6. Doi Expozanţi pot fi autorizaţi să împartă acelaşi stand. Suprafaţa care revine fiecăruia dintre ei nu poate fi mai mică de 6 mp. Fiecare dintre co-Expozanţi trebuie să completeze o Cerere de Participare. Cererile de Participare vor fi trimise împreună până la data limită de înregistrare (vezi pct. 3.3). Taxa de participare va fi plătită de un singur co-Expozant (Expozantul principal). Pe pazia standului va figura doar Expozantul principal. Un Expozant poate avea un singur co-Expozant.

3.7. Expozanţii au obligaţia de a ocupa standurile închiriate conform art. 10 din prezentul Regulament.

3.8. În cazul neocupării standului de către un Expozant, indiferent de motiv, sumele vărsate şi/sau restante cu titlu de taxă de participare rămân Organizatorului ca daune interese pentru neexecutarea de către Expozant a obligaţiilor asumate prin acceptarea condiţiilor prezentului Regulament, chiar şi în cazul reatribuirii standului unui alt Expozant.

3.9. Organizatorul foloseşte pentru standurile standard sistemul modular Octanorm, care porneşte de la modulul de 6 mp.

3.10. Înscrierea Expozantului la Bookfest constituie un angajament ferm şi irevocabil din partea sa de a plăti contravaloarea serviciilor solicitate.

3.11. Organizatorul stabileşte planul spaţiului expoziţional şi repartizează spaţiile în ordinea descrescătoare a suprafeţelor comandate (în funcţie de numărul de metri pătraţi comandaţi de fiecare Expozant) şi achitate conform pct. 7.2. al prezentului Regulament. Astfel, Expozantul cu cea mai mare suprafaţă comandată are prima opţiune, al doilea, în ordinea descrescătoare a tuturor suprafeţelor comandate, are cea de a doua opţiune ş.a.m.d. Repartizarea standurilor se va face după încheierea perioadei de înscriere. Ordinea înscrierii la Bookfest nu constituie un criteriu în repartizarea spaţiilor.

3.12. Expozan ţii parte din grupuri media, care comercializează regulat, inclusiv prin intermediul târgurilor de carte, ediţii de chioşc ( carte/CD + ziar/revistă ) vor putea obţine spaţiu pentru stand, cu respectarea criteriului de atribuire a suprafeţelor, în pavilionul 17.

3.13. Pentru Expozanţii ale căror standuri au suprafeţe de peste 150 mp există opţiunea de a solicita stand cu deschidere pe 3 sau 4 laturi.

3.14. Expozantului i se va comunica prin intermediul unui plan amplasarea standului care îi este atribuit. Planul va indica de o manieră generală vecinătăţile standului atribuit. Aceste indicaţii, valabile la data întocmirii planului, au titlu informativ şi sunt susceptibile de a fi modificate. Orice solicitare de schimbare a amplasamentului standului trebuie făcută în termen de 24 de ore de la data transmiterii planului de către Organizator. După acest termen, amplasarea propusă de Organizator este considerată acceptată de către Expozant.

3.15. Organizatorul nu poate, sub nici o formă, rezerva sau garanta un amplasament de la o ediţie la alta a Bookfest. Participarea la manifestări anterioare nu acordă participantului dreptul la un amplasament determinat de el şi nu îi conferă prioritate în atribuirea spaţiului. La momentul repartizării standurilor, suprafaţa comandată nu va putea fi micşorată sau împărţită în mai multe standuri pentru a obţine o localizare a standului într-o poziţie ce nu oferă întreaga suprafaţă comandată.
Expozantul va putea opta doar pentru locaţii ce oferă întreaga suprafaţă comandată.

3.16. Prin înscriere la Bookfest, Expozantul nu primeşte dreptul de a pretinde o locaţie anume pentru standul său de expunere. Organizatorul va incerca să răspundă solicitării Expozantului, respectând locaţia şi suprafaţa solicitată, în măsura în care va fi posibil.

3.17. Schimbarea de standuri între Expozanţi se poate face numai cu acordul prealabil şi scris al Organizatorului.

4.1. Montarea standurilor şi dotarea cu mobilier fac obiectul art.10 – Specificaţii tehnice, din prezentul Regulament.

4.2. Construcţia standurilor se face numai conform planului stabilit de Organizator.

4.3. Expozanţii care îşi construiesc propriile standuri au obligaţia să trimită proiectele de amenajări proprii sau cu terţi, precum şi soluţiile de realizare a acestora, spre avizare Arhitectului Şef al Complexului Expoziţional Romexpo până la data de 15 mai 2009. Neprezentarea proiectelor respective spre avizare în termenul stipulat va conduce automat la imposibilitatea începerii lucrărilor de amenajare. Organizatorul îşi declină orice responsabilitate privind soliditatea construcţiilor ridicate de către Expozanţi, aceştia fiind răspunzători pentru eventualele prejudicii aduse terţilor.

4.4. Expozanţii trebuie să lase standurile şi echipamentele închiriate în aceeaşi stare în care le-au primit, fiind responsabili cu paza materială şi juridică a acestora pe durata programului de expunere. Orice deteriorare, în special a standurilor sau echipamentelor Organizatorului, pricinuită de un Expozant sau de echipamentele sau materialele sale, cade în responsabilitatea Expozantului.

4.5. Lipsa oricărei menţiuni scrise făcute la momentul preluării standului sau echipamentelor de către Expozant, creează prezumţia convenţională că acestea au fost primite în bună stare.

5.1. Includerea în Catalogul Bookfest este gratuită pentru fiecare Expozant înregistrat în termenul prevăzut. Expozantul îşi asumă responsabilitatea pentru corectitudinea informaţiilor furnizate care vor figura în Catalog.

5.2. Numele Expozantului din Catalog trebuie să fie acelaşi cu inscripţionarea de pe pazia standului său. În Catalog vor putea fi inserate, contra cost, datele oricărei instituţii sau societăţi comerciale care nu participă la Bookfest, dar activează în domeniul cărţii conform pct. 2.2 al prezentului Regulament. În acest caz taxa de includere în Catalog va fi de 360 EUR.

6.1. Tariful pentru stand neamenajat (spaţiu gol) este de 60 EUR/mp. Suprafaţa minimă pentru stand neamenajat este de 12 mp. Standurile neamenajate cu suprafaţă mai mare de 150 mp, pot avea trei sau patru laturi libere. În acest caz, tariful este de 70 EUR/mp. Tariful pentru stand amenajat standard (panouri Octanorm) este de 75 EUR/mp. Suprafaţa minimă pentru stand amenajat standard este de 6 mp.

6.2. Standurile standard au următoarele dotări în funcţie de suprafaţă:

• stand standard 6 mp: pereti pe contur (cu exceptia laturilor libere, in functie de amplasament), mocheta gri inchis (refolosita), 1 buc. priza 220V, 2 spoturi, 1 grafica pe pazie, 1 masa, 2 scaune, 1 cos gunoi, 1 scrumiera, 1 dulapior, 6 polite pe console ;
• stand standard de 8 mp :pereti pe contur (cu exceptia laturilor libere, in functie de amplasament), mocheta gri inchis (refolosita), 1 buc. priza 220V, 3 spoturi, 1 grafica pe pazie, 1 masa, 2 scaune, 1 cos gunoi, 1 scrumiera, 2 dulapioare, 9 polite pe console ;
• stand standard de 12 mp : pereti pe contur (cu exceptia laturilor libere, in functie de amplasament), mocheta gri inchis (refolosita), 1 buc. priza 220V, 4 spoturi, 1 grafica pe pazie, 1 masa, 4 scaune, 1 cos gunoi, 1 scrumiera, 3 dulapioare, 12 polite pe console.

6.3. Dotările suplimentare pentru standuri şi preţurile aferente pot fi vizualizate la www.romexpo-design.ro.

6.4. În costul standurilor este inclus un pachet de servicii compus din: furnizarea şi consumul de electricitate (numai pentru standurile amenajate), climatizare, curăţenie şi colectarea gunoiului, câte un exemplar gratuit al Catalogului şi Programului Bookfest, pazie pentru inscripţionarea numelui Expozantului, ecusoane pentru fiecare Expozant şi card de acces auto în parcarea ‚C’ a Complexului Expoziţional Romexpo.

6.5. Organizatorul nu poate fi ţinut răspunzător pentru eventualele pierderi de natură comercială înregistrate de Expozanţi pe durata Evenimentului, indiferent de cauzele acestora.

7.1. Plata tarifelor pentru suprafeţele comandate, pentru amenajarea standurilor şi pentru dotările suplimentare se face în termenele şi după modalităţile stabilite de Organizator şi comunicate prin prezentul Regulament.

7.2. În termen de 3 zile lucrătoare de la primirea Cererii de Participare completate conform prezentului Regulament, Organizatorul va emite factura pentru serviciile solicitate de către Expozant prin Cererea de Participare. Facturile vor fi expediate prin e-mail sau, dacă e cazul, prin fax şi plata acestor servicii se va face astfel:

• 50% din suma facturată, prin virament, în termen de maximum zece zile lucrătoare de la data emiterii facturii, dar nu mai târziu de 27 aprilie a.c. şi
• 50% din suma facturată, prin bilet la ordin scadent până în data de 26 iunie a.c.

Biletele la ordin vor fi depuse în original la sediul A.E.R. până în data de 27 aprilie a.c.

7.3. Tarifele sunt stabilite în EUR şi se achită în RON la un curs mediu de schimb stabilit de Organizator.

7.4. În cazul în care viramentul nu este efectuat în termenul stipulat, Expozantul îşi pierde dreptul de a participa la Bookfest. În cazul în care viramentul este efectuat în termenul stipulat, dar biletul la ordin nu este depus în original la sediul A.E.R. până în data de 26 aprilie a.c., Expozantul îşi pierde dreptul de a participa la Bookfest şi suma virată rămâne Organizatorului ca daune interese pentru neexecutarea de către Expozant a obligaţiilor asumate prin acceptarea condiţiilor prezentului Regulament.

7.5. Cererile de Participare depuse de participanţi care înregistrează debite către Organizator nu vor fi luate în considerare decât după ce participantul face dovada stingerii debitului.

7.6. Dacă un Expozant nu-şi ocupă standul, indiferent de motiv, Organizatorul este îndreptăţit să aplice prevederile pct. 3.8 al prezentului Regulament.

Pentru editia 2009 a Bookfest organizatorul a decis suspendarea articolului 8 din Regulament.

Astfel, accesul vizitatorilor la Bookfest 2009 va fi liber.

8.1. Accesul vizitatorilor la Bookfest se va face pe bază de bilet de intrare. Valoarea biletului de intrare este de 5 RON. Contravaloarea biletului de intrare va putea fi recuperată integral de către vizitatori prin achiziţionarea unei cărţi la Bookfest. Astfel, contravaloarea biletului de intrare, respectiv 5 RON, va fi dedusă (scăzută) din valoarea unei cărţi achiziţionate la Bookfest.

8.2. Toţi Expozanţii vor accepta ca mijloc de plată biletul de intrare şi, în schimbul fiecărui bilet de intrare prezentat de către vizitatori, vor scădea 5 RON din preţul de achiziţie al oricărei cărţi expuse în stand. Expozanţii vor reţine biletele de intrare prezentate de către vizitatori şi vor ţine evidenţa strictă a acestora.

8.3. Expozanţii vor recupera integral de la Organizator contravaloarea reducerilor făcute în schimbul biletelor de intrare. În perioada 23 iunie – 3 iulie a.c. biletele de intrare vor fi predate Organizatorului pe bază de proces verbal de predare - primire şi Organizatorul va vira Expozantului contravaloarea acestora.

8.4. Organizatorul va pune la dispoziţia fiecărui Expozant câte un specimen de bilet. Identificarea falsurilor este responsabilitatea exclusivă a Expozanţilor. Organizatorul nu va rambursa decât contravaloarea biletelor originale.

9.1. Decorarea standurilor va fi făcută de către Expozanţi sub propria responsabilitate. Decorarea standurilor trebuie să respecte regulile de securitate şi planul general de decorare şi grafică conceput de Organizator. Pentru orice decorare specială a standului sau pentru înălţarea limitei superioare a standului peste 3 ml, Expozanţii vor solicita acordul Organizatorului.

9.2. Organizatorul stabileşte modalităţile de afişaj, condiţiile în care echipamentele sonore, luminoase sau audiovizuale pot fi folosite, precum şi condiţiile în care pot fi organizate animaţii, operaţiuni promoţionale, spectacole, prezentări de carte sau sondaje de opinie în incinta spaţiului expoziţional.

9.3. Spaţiul pavilionului expoziţional în care se desfăşoară Bookfest nu va putea fi fotografiat sau filmat fără permisiunea scrisă a Organizatorului.

9.4. Organizatorul are dreptul de a suprima sau modifica acele instalaţii care afectează aspectul general al evenimentului, activitatea Expozanţilor vecini, publicul sau care nu corespund planului aprobat în prealabil de Organizator. Organizatorul poate reveni asupra unei autorizări acordate atunci când sunt afectaţi Expozanţii vecini, spaţiile de circulaţie sau ţinuta evenimentului.

9.5. Este strict interzisă utilizarea de instalaţii electrice de amplificare în cadrul standului.

10.1. Preluarea standurilor. Montarea, demontarea şi aranjarea standurilor.
Standurile vor fi preluate după cum urmează:

• standuri neamenajate: marţi, 16 iunie 2009, începând cu orele 8:00;
• standuri amenajate: marţi, 16 iunie 2009, începând cu orele 8:00;

Montarea standurilor se va face în zilua de 16 iunie 2009, între orele 8:00 şi 20:00. Demontarea standurilor se va face în data de 21 iunie 2009, între orele 18:00 şi 24:00 şi in ziua 22 iunie, între orele 08:00 si 17:00. Toţi Expozanţii trebuie să încheie montarea şi aranjarea standurilor până marţi, 16 iunie, la orele 20:00.
Montarea şi demontarea standurilor se poate face şi în afara programului menţionat, printr-o cerere adresată organizatorului şi plata tarifului perceput de Romexpo pentru utilizarea spaţiului de stand.

10.2. Acces şi circulaţie.

• Accesul auto este strict interzis în incinta pavilionului expoziţional;
• În timpul montării şi demontării, vehiculele pot staţiona în imediata vecinătate a pavilionul expoziţional. Începând cu ziua deschiderii, miercuri 17 iunie, accesul oricărui vehicul în apropierea pavilionului expoziţional va fi interzis.

10.3. Demontarea standurilor.

• Demontarea standurilor de către Expozanţi este autorizată începând de duminică, 21 iunie, orele 18:00. Este strict interzisă demontarea, chiar parţială, înaintea închiderii oficiale a Bookfest;
• Organizatorul le recomandă Expozanţilor să evacueze exponatele chiar în seara închiderii evenimentului pentru a evita dispariţia acestora în timpul demontării standurilor;
• Bunurile care nu au fost ridicate până marţi, 23 iunie, vor fi evacuate sau distruse de către societatea care asigură curăţenia, pe spezele Expozantului, fără ca responsabilitatea Organizatorului să poată fi angajată;
• În cazul nerespectării termenului de eliberare a spaţiului închiriat, Expozantul va plăti chiria stabilită, aplicată la toată suprafaţa închiriată. Organizatorul este îndreptăţit să elibereze spaţiile pe cheltuiala Expozantului şi să depoziteze bunurile neridicate la o chirie de 0,20 EUR/mp/zi. Eliberarea bunurilor depozitate se face numai după ce Expozantul a achitat sumele datorate, inclusiv cele pentru manipularea şi depozitarea acestora;
• Standul amenajat şi suprafaţa standului construit de Expozant trebuie restituite în starea în care au fost preluate;
• Orice deteriorare constatată după demontarea standului va fi reparată de către Romexpo SA şi pusă pe cheltuiala Expozantului.

10.4. Aprovizionarea în timpul Bookfest.

• Pe perioada desfăşurării Bookfest, aprovizionarea va putea fi făcută în intervalele orare 20:30 – 21:00, în zilele de 17, 18 si 20 iunie, iar în data de 19 iunie între orele 22:30 – 23:00.

10.5. Supravegherea standurilor şi a pavilionului expoziţional.

• Supravegherea generală a spaţiului expoziţional în timpul desfăşurării Bookfest cade în sarcina Organizatorului;
• Sarcina asigurării pazei bunurilor şi valorilor din interiorul standului pe durata programului de expunere aparţine în exclusivitate Expozantului. Organizatorul nu poate fi ţinut răspunzător pentru integritatea bunurilor expuse în stand.

10.6. Distribuire de publicitate/animaţie.

• Distribuirea de materiale sau obiecte publicitare este strict interzisă în afara standului fără acordul prealabil, în scris, al Organizatorului;
• Orice animaţie sau acţiune comercială în afara standului este strict interzisă fără acordul prealabil, în scris, al Organizatorului.

10.7. Programul de vizitare a Bookfest.

Programul pentru Expozanţi şi vizitatori este următorul:

10.8. Animaţii sonore

• Animaţiile sonore nu trebuie să deranjeze activitatea din standurile învecinate.
• Organizarea de concerte în stand este strict interzisă;
• Organizatorul este singurul în măsură să determine nivelul sonor acceptabil;
• Organizatorul poate lua toate măsurile necesare pentru a opri animaţiile sonore care deranjează desfăşurarea Bookfest.

10.9. Spaţiile de evenimente.

Organizatorii pun la dispoziţia expozanţilor spaţii de evenimente (lansări de carte, dezbateri, sesiuni de autografe etc.). Expozanţii vor solicita utilizarea spaţiilor de evenimente până la data de 26 aprilie 2008. Un Expozant îşi va putea rezerva un interval orar într-un singur spaţiu de evenimente pe zi. Organizatorul îşi rezervă dreptul de a ordona şi reprograma utilizarea spaţiilor de evenimente, în funcţie de ordinea în care s-au făcut programările, informând Expozanţii solicitanţi despre respectivele schimbări în timp util.

11.1. În cele cinci zile ale Bookfest, Organizatorul asigură paza exterioară a pavilionului expoziţional în intervalul orar în care Bookfest nu este deschis publicului. În acest interval, accesul în pavilionul expoziţional nu va fi posibil.

11.2. Organizatorul va asigura în fiecare zi a evenimentului curăţenia şi întreţinerea spaţiilor comune. Curăţenia şi întreţinerea standurilor cade în sarcina Expozanţilor.

12.1 Expozantul are obligaţia să respecte măsurile de securitate impuse de autorităţile administrative şi eventualele măsuri de securitate luate de Organizator. Organizatorul are dreptul de a verifica respectarea acestor măsuri.

12.2.Supravegherea este asigurată de Organizator, iar deciziile sale privind aplicarea regulilor de securitate sunt executabile imediat.

13.1. Orice abatere de la dispoziţiile prezentului Regulament poate duce la excluderea Expozantului care nu a înţeles să le respecte. Este vorba în special de nerespectarea regulilor de montare, ale celor de securitate, de ocupare a standului, prezentarea de produse, altele decât cele declarate în Cererea de Participare, nerespectarea regimului sonor impus de Organizator, nerespectarea solicitărilor Organizatorului în spiritul prezentului Regulament etc.

13.2. Orice contestaţie privitoare la contract trebuie făcută de Expozant în scris şi într-un termen de maximum 3 zile de la închiderea Bookfest. Expozantul se angajează ca, înainte de orice altă procedură, să trimită reclamaţia sa Organizatorului. Orice acţiune demarată după perioada de 3 zile de la închiderea Bookfest nu este luată în considerare.